Kokeilevan hallintoheebon tuska

Kokeilemisesta on tullut päivän trendisana. Se on parin viime vuoden aikana ilmaantunut useiden aikaansa seuraavien tai ainakin sitä esittävien organisaatioiden kielen käyttöön, myyntipuheisiin ja strategiapapereihin. Hallitusohjelmassakin tavoitellaan kokeilukulttuuria.

Muoti-ilmiöille ja -käsitteille tuntuu olevan yhteistä parikin tekijää: Ensinnäkin ne otetaan puhekieleen ilman suurempaa ajatusjumppaa ja määrittelyä. Toiseksi – ja myös edellisestä johtuen – niitä käytetään löysästi. Ajattelepa viime vuosien muotikäsitteitä kuten “innovaatio” tai “muotoilu”. Ne esiintyvät kaikenlaisissa asiayhteyksissä (kuten oikein onkin), mutta jos katsotaan, mitä ne toiminnan tasolla puhujalle tai tämän edustamalle yhteisölle tarkoittavat, tulos voi olla mitä tahansa. Ajassa voi elää ja porskutella ainoastaan päivittämällä käsitteitä. Harmillista tässä on se, että käsitteeseen liittyvä syvällinenkin merkitys dilutoituu. Osa sen edustamasta todellisesta arvosta hukkuu syntyvään kohinaan.

Ettei vain prosessoitaisi pilalle

Muutama päivä sitten sain ilon olla kokeilemisen perimmäisten kysymysten äärellä erään alullaan olevan kokeilun valmistelupalaverissa. Tässä tapauksessa asiakas on poikkeuksellisen hyvin kartalla niin keskeisistä käsitteistä kuin tekemisen tarkoituksesta. Tavoitteena on tosissaan luoda ymmärrystä kokeilemisen mahdollisuuksista erilaisten kehittämishaasteiden työstämisessä. Kokeilemisesta on myös hyvää vauhtia kehittymässä organisaation yksi strateginen kärki. Työtapaa halutaankin myös kuvata.

Kuulinkin hauskan tarinan projektin ohjausryhmästä, jossa hankkeen vetäjä oli esitellyt työnalla olevaa kokeilevan kehittämisen mallin luonnosta. Ohjausryhmä oli nimittäin lähes pillastunut nähdessään kehittämisen prosessikaavion. Ettei tässä vaan pilattaisi kevyttä ja ketterää työtapaa uudella hallinnollisella prosessilla. Tietäen, miten syvällä “hallinnolliset prosessit” ovat ko. organisaation dna:ssa, palaute suorastaan huusi helpotusta byrokratian ikeestä. Jotain oleellista ohjausryhmä oli selvästi uudenlaisesta tekemisen tavasta oivaltanut. Innostus tuoreeseen työotteeseen paistoi kirkkaana kommenteista. Ja pelko, että uusi hyvä juttu “prosessoitaisiin” pilalle.

Tapahtuma ilahdutti, sillä se konkretisoi asianosaisilla käyntiin päässyttä ajattelun, toimintatapojen ja johtamisen muutosta. Samalla se nosti esiin yhden kokeilevan kehittämisen peruskysymyksen: Mitä ohjaus ja kontrolli – hallinnolle perinteisesti tutut ja turvalliset mekanismit – nyt tarkoittavat?

Kokeileminen ei ole kokeilemisen tavoite

Minulle kokeileminen tarkoittaa pienesti tekemistä. Se on tutkimusmatka uuden idean jäljillä. Kokeilemisen perusajatuksena on koeponnistaa asioita, minkä pohjalta tehdä päätöksiä jatkosta. Uusien haasteiden ja nopeasti muuttuvien olosuhteiden äärellä suunnittelu on enemmän tai vähemmän arvaamista. Ja mitä enemmän suunnittelu muuttuu arvaamiseksi, sitä hyödyllisempää on tehdä ja todentaa asioita pienissä askelissa. Se on pohjimmiltaan arvontuoton ja resurssien kuluttamisen eli panos-tuotos -suhteen hallinnointia. Haaste, joka toistuu samanlaisena ja joka on ratkottu jo muutamaan otteeseen ei tarvitse niinkään kokeilua, vain toteutusta.

Kokeileminen ei ole mitenkään uusi asia. Fiksut tyypit ovat kautta aikain kokeilleet uusia ideoita ennen isompaa toimeenpanoa. Lopulta kyse on oppirahojen maksamisesta. Mikä sitten on isoa ja mikä pientä, riippuu toki paljolti tekijästä. Yhteistä onnistuneille tekijöille kuitenkin on, että kaikkia tekemisen edellytyksiä ei ole uhrattu ensimmäisiin kokeiluihin. Olipa kyse niin taloudellisista kuin henkisistä resursseista, tekijällä on paukkuja jatkaa jos ja kun ensimmäiset arvaukset eivät osuneet oikeaan.

Tällä vuosituhannella kokeileminen on ponnahtanut esiin etenkin softa-alan ja startup-skenen vyörytyksessä. Epävarmassa ja nopeasti muuttuvassa markkinassa toimimiseen on pitänyt kehittää tilanteeseen sopivia toimintatapoja ja työkaluja. Perinteinen ennakkosuunnitteluun nojaava kehittämismalli on osoittautunut haastavaksi reagoitaessa kehittämistyön aikana ilmeneviin yllättäviin suunnanmuutoksiin. Vaikeasti ennakoitavissa tilanteissa onkin alettu käyttää enemmän ns. ketteriä kehittämismalleja kuten LeanStartUpia, Scrumia, XP:tä jne. Kokeileminen on oleellinen osa niiden tekemisen tapaa. Ideoita ja suunnitelmia täytyy testata käytännössä. Keskeinen arvo syntyy siitä, joten mitä aiemmin ja nopeammin kokeiluun päästään, sitä parempi.

Kaikki kehittämismallit ovat ohjausmalleja. Ne määrittelevät keskeiset tekemisen periaatteet, tavoitteet ja organisoitumisen. Raamien tavoite on saada tekemiseen ryhtiä, kontrollia. Uuden ja innostavan äärellä kontrolli saattaa herättää epävarmuutta, inhoa tai pelkoa. Byrokratian peikot alkavat vilistää silmissä. Moni hyvä juttu on kyllä onnistuttu pilaamaan tarpeettomalla tai vääränlaisella ohjauksella. Joskin eihän kontrolli itsessään ja oikein käytettynä ole tavoitteellisen toiminnan vihollinen vaan mahdollistaja. Riippuen tapauksesta ja käytetystä ohjausmallista fokus suuntautuu sitten eri asioihin.

Kokeilemisen tavoite on oppiminen. Se on tapa kokeilla ideoita käytännössä, oppia suunnitelmien toimivuudesta ja tarkastaa ja tarvittaessa muuttaa tekemisen suuntaa. Joskus kokeilu johtaa tekemisen lopettamiseen. Kokeilemisella on siis tarkoitus, eikä se – kuten joskus kokeiluhöttöpuheesta välittyy – ole kokeileminen. Kokeilun ohjaaminen on oppimisen ohjausta. Ei sen rajoittamista vaan mahdollistamista.

Helpotusta kontrollin tuskaan

Kehittämistyöstä puhuttaessa olisikin aina paikallaan pysähtyä miettimään kahta asiaa. Ensinnäkin, millaista ongelmaa ollaan ratkomassa ja millainen ohjausmalli siihen voisi toimia. Toiseksi, millainen ohjausmalli on ja miten sitä käytetään. Valitaan siis oikea työkalu ja käytetään sitä tarkoituksenmukaisesti. Ilman kontrollia paraskin menetelmä ja työkalu tylsyy, menee hukkaan ja tuottaa nollaa.

Ajoittain tuntuu, että kokeilemisesta on tullut päivän ilmaisu kaikelle tekemiselle, jonka todellisesta lopputuloksesta ei ole tietoa. Aiemmin tällainen tekeminen on pyritty stoppaamaan alkuunsa. Riippuen hallintoheebosta, kokeilemisen äärellä tämä herättää joko sisäisen kontrollifriikin tai vapaustaistelijan. Tässä lieneekin paikka, jossa kontrollivaltiaat ja hallinnollisten prosessien haltijat joutuvat päivittämään itseään. Kyse ei ole kontrollista luopumisesta vaan sen uudelleen määrittelystä ja suuntaamisesta – uudenlaisesta tavoitteenasetannasta ja organisoitumisesta. Päämäärätön touhottaminen onkin syytä laittaa kuriin. Nostetaan vain oppiminen kunniaan.

Kaaviot ja kuviot ovat parhaimmillaan hyviä ymmärryksen luomisen ja kommunikaation välineitä. Kyllä kokeilemisestakin voi käppyrän piirtää. Kiinnostava nähdä, millaisia malleja ja ohjauskäytäntöjä kokeilutrendi synnyttää.

Kuva: a4gpa